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JPビルマネジメント株式会社 プライバシーポリシー

JPビルマネジメント株式会社(東京都千代田区丸の内二丁目7番2号、代表取締役社長 墳﨑 俊樹)(以下「当社」といいます。)は、お客さまに対して満足度の高いサービスを提供していく上で個人情報の適切な保護と取扱いが重要なテーマであると認識し、個人情報保護に関する基本方針(プライバシーポリシー)を定め、これを実行いたします。

1 法令等の遵守

当社は、個人情報を取り扱う際に、個人情報の保護に関する諸法令、国が定める指針及び本プライバシーポリシーで定めた事項(以下「法令等」といいます。)を遵守いたします。
また、当社は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発する恐れのある方法により個人情報を利用いたしません。

2 個人情報の利用目的

当社は、個人情報について、その利用目的を特定するとともに、利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱いはいたしません。
個人情報の利用目的が法令等に基づき制限されている場合には、当該利用目的以外での取扱いはいたしません。
なお、個人番号については、法令に定める利用目的の範囲内で取り扱います。
当社における個人情報の利用目的については、以下のとおりです。

1. 委託元の会社から委託された業務を適切に遂行するため
2. 当社が取り扱う商品、サービスの販売等に係る顧客との契約や法律等に基づく
  権利の行使や義務の履行のため
3. 企業ガバナンス向上・業務効率化等を目的とするデータ分析のため
4. 各種取引の解約や取引解約後の事後管理のため
5. 市場調査、ならびにデータ分析やアンケートの実施等のため
6. ダイレクトメールの発送等、商品やサービスに関する各種ご提案のため
7. その他、お客さまとの取引を適切かつ円滑に履行するため

これらの利用目的は、個人情報を取得する際に、各種書面の注書きへの記載等により、お客さまに周知いたします。

3 仮名加工情報のお取扱いについて

当社が個人情報である仮名加工情報を取得した場合において、あらかじめ公表されていない利用目的に利用するときは、その利用目的を公表いたします。
また、当社が利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報である仮名加工情報を取り扱うときは、あらかじめ利用目的を変更し、変更後の利用目的を公表いたします。

4 個人情報の取得

当社は、前項で特定した利用目的の達成のために必要な範囲において、適正かつ適法な手段により個人情報を取得いたします。

5 個人情報の安全管理措置

当社は、取り扱う個人情報を正確かつ最新の状態で保管・管理するよう努めるとともに、個人情報の漏えい、滅失又は毀損を防止するため、適切な安全管理措置を講じます。
また、従業者や委託先等について適切に監督いたします。
具体的には、以下のとおり、保有個人データの安全管理措置を講じております。

(基本方針の策定)
・保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。
(組織的安全管理措置)
・保有個人データの取扱いに関する責任者を設置し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。
・保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による検査を実施しております。
(人的安全管理措置)
・保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
・保有個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則等に記載した上、定期的に周知・教育しております。
(物理的安全管理措置)
・保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。
・保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。
(技術的安全管理措置)
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。
・保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。
(外的環境の把握)
・保有個人データを取り扱っている外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しております。
(従業者の監督)
・保有個人データを取り扱う従業者に対し、秘密保持に関する事項を就業規則等に記載した上、定期的に周知・教育を施すほか、個人データの取扱状況に関する点検を実施する等、安全管理措置が遵守されるよう、必要かつ適切な監督を行っております。
(委託先の監督)
・保有個人データの取扱いの全部または一部を外部に委託する場合は、委託先に対し、当社が講ずべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう契約を締結し、定期的なモニタリングを行う等、適切な監督を行っております。

6 個人情報の第三者への提供

当社は、法で定める場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に対して提供いたしません。
また当社は、お客さまの個人情報を共同利用させていただく場合には、法令で定める必要事項をあらかじめご通知、又は公表させていただいた上で実施いたします。
なお、特定個人情報については、上記に関わらず、法令で定める場合を除き、第三者への提供及び共同利用を行いません。

7 開示請求等の手続

当社は、法令等で定める保有個人データに関する利用目的の通知、開示、訂正若しくは利用停止等のご請求又は第三者提供記録の開示のご請求について、適切かつ迅速な対応を行うよう努めます。

8 お問い合わせへの対応

当社は、前項のお客さまの保有個人データ等に関するご請求及びその他の個人情報の取扱いに関するご意見・ご要望等について、下記窓口にて承ります。
○お問い合わせ窓口
 保有する個人データの開示請求等及び当社の個人情報の取扱いに関するご意見・ご要望については
 本社の個人情報担当にお問合せください。
 【JPビルマネジメント株式会社 本社総務部:電話番号03-5222-0120】
 受付時間 平日10時~17時

9 継続的改善

当社は、情報技術の発展や社会的要請の変化等を踏まえて、個人情報保護のための管理体制及び取組について、継続的に見直し、その改善に努めます。